Kreativa möten även när vi sitter på olika adresser
Att hålla en workshop är en perfekt arbetsmetod för att skapa engagemang och öka kommunikationen i en arbetsprocess. Workshops kan hjälpa dig att ta fram en vision, ena olika intressen, skapa en gemensam målbild, få samsyn kring en fråga eller konkretisera något som kan tyckas vara abstrakt, såsom skala i stadsbyggnadsprojekt eller ett bebyggelseförslag. Genom att genomföra en workshop tillsammans engagerar och involverar man deltagarna i ett projekt och skapar ägande i den specifika frågan. En workshop kan också arrangeras för att samla och sprida kunskap – att få in kunskapsunderlag från deltagarna och förmedla informationen till gruppen för en smidigare arbetsprocess.
Efter covid-pandemin har fler och fler vant sig vid att kunna jobba på distans – projektgrupperna kan vara utspridda och ha svårt att träffas fysiskt tillräckligt ofta. Därför har vi behövt hitta nya sätt att ha kreativa möten. För att kunna göra detta använder vi oss av en rad olika digitala verktyg.
Det finns en mängd olika workshopformer: Skiss-workshops, Hållbarhets-workshops, Bild-workshops, Post-it, Business model canvas, SWOT analys, Start-workshop (målbild, riskhantering, aktiviteter) m.m. Vilken typ av workshop du ska välja beror på vad du vill att övningen ska ge för resultat, men även vilket digitalt verktyg du har tillgång till.
Workshopen är allra bäst att genomföra vid uppstart av ett projekt. Om man enas kring uppgiften tidigt i processen kan man enklare komma överens kring en gemensam målbild och se till att alla inblandade är med på tåget. Men en workshop kan också vara bra att använda under arbetets gång när man behöver lyfta blicken, till exempel när man har kört fast eller behöver en neutral grund för konflikthantering. Att hålla en workshop vid överlämning av ett projekt till nästa skede kan också vara värdefullt för att behålla allas fokus på vad ska projektet ska åstadkomma och hålla visionen levande.
Vi på ETTELVA har flera medarbetare med lång erfarenhet av att bedriva workshops i många olika sammanhang, både i privat och kommunal sektor. Här delar de med sig av sina bästa tips för att din digitala workshop ska ge så stor effekt som möjligt. Kontakta gärna Emma Östlund, Linda Fredén eller Helena Hultgren om du vill veta mer om workshops eller vill anlita ETTELVA för att genomföra en workshop i ditt projekt.
ETTELVAs tips för en lyckad digital workshop:
Förberedelser:
- Börja med att identifiera ett tydligt syfte med din WS. Vad är tanken med övningen? Vad vill du att workshopen ska resultera i? Vad är det för material som WS ska producera? Vad är nästa steg?
- Välj ett digitalt verktyg som passar dina behov. Om det är en intern eller extern workshop påverkar vilka verktyg du kan välja. Vi arbetar bland annat med Miro, Whiteboard, Teams och Zoom.
- Fundera över gruppens sammansättning och se till att du har en förförståelse om deltagarna. Vad har gruppen med sig för kunskap och erfarenheter? Vilken teknisk utrustning har de?
- Ta fram ett material/underlag för vad som ska diskuteras utifrån målgruppen. Se till att underlaget är förberett och ger rätt förutsättningar till deltagarna på workshopen utifrån deras bakgrundskompetens. I en medborgardialog kan det till exempel vara svårt för allmänheten att läsa en detaljplan, men om din grupp består av planarkitekter kan exempelvis en grundkarta vara helt rätt! Ett ortofoto eller andra bilder är enkelt för de flesta att tolka. Lägg inte in för tunga/kartor eller bilder, det kan göra att programmen hackar.
- Ta tid att lära känna ditt digitala verktyg. Gör ”testworkshops” med dina kollegor.
- Skicka ut länkar till den digitala plattformen i god tid och uppmana deltagarna att skapa konto och testa att logga in innan mötet.
- Se till att deltagarna får möjlighet att läsa in sig på uppgiften i god tid innan workshopen.
- Planera tiden noga och se till att det finns tillräckligt med tid för diskussioner.
Checkin
- Sätt gärna upp gemensamma mötesregler i början av workshopen och kom överens om vilka regler som gruppen tycker ska gälla. Förslag på regler: ”Alla kommer till tals”, ”Vi avbryter inte varandra”, ”Ingen idé är för galen eller konstig”, o.s.v.
- För att aktivera alla är det också en bra idé att inleda workshopen med en kort övning som ger energi, ett kul quiz, en oväntad gäst eller en Menti-undersökning. Då kan deltagarna kliva ur invanda roller och ställa om till fullt fokus för workshopen.
Workshop
- När vi träffas digitalt är det extra viktigt och extra svårt att engagera alla i mötet. Det är viktigt att alla har kameran på och det är bra att ha diskussioner i mindre digitala grupprum.
- Utse gärna en mötesledare i varje digitalt rum, som fördelar ordet vid behov och har extra ansvar för att dokumentera resultatet. Ledaren av en workshop fungerar som en moderator.
- En utmaning under en workshop kan vara att deltagarna tolkar uppgiften på ett oväntat sätt. Ett annat hinder kan vara att deltagarna är fast i ett klimat eller en kultur där de är rädda för att komma med idéer. Se då till att du har ett visst mått att flexibilitet i upplägget och kan anpassa övningen utifrån det som kommer fram under workshopen. Ha en tydlig huvudstruktur med möjlighet att anpassa uppgiften. Målet med en workshop är vanligtvis att komma fram till det man inte redan vet, och då måste det finnas marginaler att ändra inriktning om det kommer fram överraskande information.
Checkout
- Kör en avslutande runda då alla deltagare får summera behållningen från workshopen.
- Dokumentera resultatet av workshopen med skärmklipp och en sammanställning.
- Återkoppla sedan resultatet till gruppen och berätta vad nästa steg blir.
Lycka till med din workshop!
Så lyckas du med din workshop är en del av ETTELVAs Kunskapskanal:
Vi på ETTELVA Arkitekter kan en massa saker. Våra arkitekter och byggnadsingenjörer är hejare på BIM-modellering, färglära, att skapa levande städer och göra fina visualiseringar – bland annat. Det är vi stolta över, och vi vill gärna dela med oss av vår kunskap till dig som kan ha nytta av den.
Därför har vi skapat ETTELVAs Kunskapskanal – en serie seminarier, blogginlägg, videoklipp, föreläsningar och studiebesök som arrangeras löpande. I ETTELVAs Kunskapskanal berättar våra medarbetare om sina specialistkunskaper eller delar med sig av material som du kan använda i ditt arbete.